search
System-Workflow-Da-Vinci-Studio
System workflow podstawowym narzędziem managera

System workflow to nic innego, jak system monitorujący przepływ pracy. Co to oznacza w praktyce? Postaramy się jak najdokładniej przybliżyć proces workflow oraz korzyści, jakie płyną z jego wdrożenia.

O tym, jak zarządzać strukturą rozproszoną pisaliśmy tutaj. Wyjaśniliśmy wówczas, że nie jest to niemożliwe i przedstawiliśmy szereg pozytywów, jakie wnosi implementacja systemów zarządzania w przedsiębiorstwie. Tym razem przyjrzymy się jednemu z bazowych systemów, czyli tzw. systemowi workflow.

Czym jest workflow i do czego służy?

Workflow (ang. Work flow) w dosłownym tłumaczeniu oznacza „przepływ pracy”. Jego złożoność obejmuje jednak zasięgiem znacznie szerszy obszar. Bowiem workflow, zwłaszcza jeśli jest to platforma dedykowana, może stanowić podstawowe narzędzie do zarządzania zespołem. Mówiąc krótko, jest to drzewo zadań, zarządzane przez managera. Dzięki przypisywaniu poszczególnym pracownikom określonych tasków, przełożony ma możliwość nie tylko właściwej delegacji zadań, ale także monitorowania postępów prac.

W szerszym znaczeniu, workflow może stanowić całość struktury, która dzielona jest następnie na mniejsze obszary, aż do pojedynczych zadań, zlecanych konkretnym pracownikom. Patrząc z drugiej strony – pracownik, do którego przydzielone jest zadanie, nie musi znać jego wartości dla całego projektu, ale nadal może wykonać je efektywnie. Całość z kolei zarządzana jest przez managera, który ma możliwość monitorowania postępu prac.

Jak wygląda proces workflow?

Warto zaznaczyć, że w przedsiębiorstwie każde działanie, mające określony termin rozpoczęcia i termin zakończenia, można nazwać projektem. Niezależnie od czasu jego trwania. Workflow jest systemem wspierającym realizację projektów w firmie. W systemie definiowany jest cały proces, który następnie dzielony jest na aktywności przypisywane zespołom, a później poszczególnym wykonawcom zadań. Aby system mógł w całości spełniać oczekiwania danego przedsiębiorstwa, powinien być dostosowany do procesów i struktur, jakie w nim panują. Oznacza to, że przed wdrożeniem systemu warto rozważyć, czy nie powinien być to workflow dedykowany.

Dobrze przemyślany system workflow to także automatyzacja procesów. Jeżeli skrypt zawiera dobrze opracowane algorytmy, będzie w stanie dysponować zadaniami i dokumentami automatycznie, przydzielając je odpowiednim osobom lub zespołom.

system-workflow-da-vinci-studio

Korzyści płynące z implementacji dedykowanego systemu workflow

W przedsiębiorstwie większość procesów sprowadza się do sprzedaży. Mogłoby się wydawać, że dedykowany workflow nie wpływa na jej zwiększenie. Jednak, przyglądając się bliżej, możemy odczytać wyraźne, wymierne korzyści z jego wdrożenia.

  1. Automatyzacja procesów
    Nie trzeba chyba długo wyjaśniać, że im bardziej zautomatyzowane procesy, tym bardziej efektywna realizacja wszystkich zadań. Im krótszy czas poświęcony będzie na działania operacyjne, tym więcej czasu można poświęcić na bezpośrednie działania zwiększające sprzedaż.
  2. Brak szumów komunikacyjnych
    Agregowanie zadań w określonym miejscu i przypisywanie ról konkretnym zespołom, przydzielając im właściwe zadania, pozwala na sprawny przepływ komunikacji i informacji. W realizacji projektów często kolejne zadanie zależy od przebiegu poprzedniego. Dzięki odpowiednio zbudowanej strukturze systemu workflow, przepływ informacji jest płynny i dostępny w jednym miejscu dla wszystkich, zaangażowanych w projekt zespołów i pracowników.
  3. Możliwość nadzorowania zadań
    Poza automatyzacją procesów, manager zarządzający ma także pieczę nad realizacją całości procesu. Widząc oś realizacji zadań jest w stanie nie tylko zobaczyć postęp prac zespołów czy poszczególnych pracowników, ale także oszacować ryzyko i przeanalizować przebieg realizacji planując dalsze kroki.

Te informacje nie były dla Ciebie wystarczające i chcesz uzyskać więcej, bardziej szczegółowych informacji o sposobie tworzenia systemów workflow i środowisku, w jakim je przygotowujemy? Zachęcamy do kontaktu. Z chęcią odpowiemy na wszystkie pytania i opracujemy dedykowany system workflow, spełniający potrzeby Twojego przedsiębiorstwa.

arrow_upward
Zaufali Nam
Szybki kontakt
close slider

Jeśli masz pytania

Napisz do Nas